Vakıf Üniversitelerinde Bordro ve SGK Süreçleri Yönetimi
Vakıf üniversiteleri, kamu tüzel kişiliğine sahip eğitim kurumlarıdır. Fakat kuruluş ve personel rejimi açısından diğer kamu kurumlardan ve kamu üniversitelerinden farklıdırlar. Vakıf üniversitelerinde personelin statüsü, uygulanacak mevzuat, uyuşmazlıkların ele alınacağı yargı mercileri gibi özel durumlar, bu üniversitelerde personel, bordro ve SGK işlemlerinin yönetimini daha da önemli kılmaktadır.
1. Personel Statüsünün Doğru Belirlenmesi
Vakıf üniversitelerinde çalışanlar, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’na tabi öğretim elemanları ve 4857 sayılı İş Kanunu’na tabi idari personel olarak iki ana kategoride değerlendirilir.
Vakıf üniversitelerinde ücret bordrosu hazırlanırken aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir:
9. İş ve Sosyal Güvenlik Denetimleri
31.07.2025
Dr. Sadettin Orhan
İş ve Sosyal Güvenlik Uzmanı
E. SGK Müfettişi
Vakıf üniversiteleri, kamu tüzel kişiliğine sahip eğitim kurumlarıdır. Fakat kuruluş ve personel rejimi açısından diğer kamu kurumlardan ve kamu üniversitelerinden farklıdırlar. Vakıf üniversitelerinde personelin statüsü, uygulanacak mevzuat, uyuşmazlıkların ele alınacağı yargı mercileri gibi özel durumlar, bu üniversitelerde personel, bordro ve SGK işlemlerinin yönetimini daha da önemli kılmaktadır.
1. Personel Statüsünün Doğru Belirlenmesi
Vakıf üniversitelerinde çalışanlar, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’na tabi öğretim elemanları ve 4857 sayılı İş Kanunu’na tabi idari personel olarak iki ana kategoride değerlendirilir.
- Öğretim elemanları: Öğretim üyeleri, öğretim görevlileri ve araştırma görevlileri 2547 sayılı Kanun kapsamında istihdam edilir. Ancak sosyal güvenlik yönünden 5510 sayılı Kanunun 4/a (SSK) kapsamında sigortalıdır. Ücret ve haklar açısından ise 4857 sayılı İş Kanununa tabidirler.
- İdari personel: İş Kanunu hükümlerine tabidir ve aynı şekilde 4/a kapsamında SGK’ya bildirilir.
- Kamu üniversitelerinin aksine 4/c (Emekli Sandığı) kapsamında personel istihdam edilmez.
- Vakıf üniversiteleri özel sektör işverenleri gibi işe giriş bildirgesini SGK’ya işe başlamadan en geç bir gün önce vermelidir.
- 5510 sayılı Kanunda kamu işverenlerine tanınan işe giriş bildirgesini 30 gün içinde verme istisnası vakıf üniversiteleri için geçerli değildir.
- Akademik atama süreçleri uzun sürdüğünden, bildirim sürelerinin kaçırılmaması için atama kararının kesinleşmesiyle birlikte bildirim yapılmalıdır. Aksi halde 5510 sayılı Kanun kapsamında üniversite hakkında idari para cezası uygulanacaktır.
Vakıf üniversitelerinde ücret bordrosu hazırlanırken aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir:
- Asgari ücret alt sınırı: Bordroda gösterilen brüt ücret hiçbir şekilde asgari ücretin altında olamaz.
- Akademik personelin ek ders ve araştırma ödenekleri: Bu ödemeler brüt ücrete eklenerek SGK matrahına dahil edilmelidir.
- Akademik personele verilen teşvikler (araştırma teşviki, atıf teşviki vb.) de SGK primine tabidir ve bordroda brütleştirilmelidir.
- İdari personel için fazla mesai ve sosyal yardımlar: Fazla mesai ücretleri ve nakdi yardımlar SGK primine tabidir.
- Vergi istisnaları: 193 sayılı Gelir Vergisi Kanununa göre yemek kartı istisnası, çocuk yardımı, engellilik indirimi vb. düzenlemeler bordroya doğru yansıtılmalıdır.
- 2018 yılına kadar vakıf üniversiteleri, SGK teşviklerinin dışında tutulmuştur. Fakat 2018 yılında 5510 sayılı Kanuna eklene Ek 16. madde ile teşviklerden yararlanmaları sağlanmıştır. Dolayısıyla vakıf üniversiteleri özel sektör işverenlerine tanınan SGK prim teşviklerinden yararlanabilmektedir.
- 5 puanlık indirim, engelli teşviki, genç ve kadın istihdamı teşviki, AR-GE teşviki gibi uygulamalar bordro sürecine entegre edilmelidir. Teşviklerin takibinde ortalama personel şartı ve İŞKUR kaydı gibi hususlara dikkat edilmesi, teşviklerden hatalı yararlanmama ve cezalı duruma düşmeme açısından önemlidir.
- Vakıf üniversiteleri, işletmelerde zorunlu staj yapan öğrencilerin sigorta bildirimlerini yapmak ve primlerini ödemekle yükümlüdür. Bildirimlerin zamanında ve uygun belge türü ile (22, 42, 43) yapılmaması, idari para cezalarına ve teşvikler yönünden iptallere yol açabilecektir.
- Üniversite bünyesinde kısmi zamanlı olarak çalışan öğrencilerin de sözleşmelerine uygun şekilde SGK'ya bildirilmesi gerekir. Bu öğrencilerden asgari ücretle çalıştırılanlar, 43 belge türü ile sadece iş kazası ve meslek hastalığı kapsamında sigortalı olarak bildirilir. Ödenen ücret asgari ücreti aşıyorsa, tüm sigorta kollarına tabi olarak SGK'ya bildirilmeleri gerekir.
- Vakıf üniversitelerinde görev alan akademik personel çalışma esasları açısından 2547 sayılı Kanuna tabi olsa da, aylık ve diğer haklar açısından tüm personel İş Kanunu’na tabidir. Dolayısıyla kıdem ve ihbar tazminatı hesaplamaları özel sektör çalışanlarıyla aynıdır.
- 1475 sayılı Kanunun 14. maddesindeki kıdem tazminatına hak kazandırma şartlar vakıf üniversite personel için de geçerlidir.
- Akademik personel için sözleşme süreleri sona erdiğinde kıdem ve ihbar tazminatına hak kazanıp kazanmadığı dikkatle incelenmelidir.
- Akademik personelin yıllık izin süreleri 2547 sayılı Kanun’a göre, idari personelin izinleri ise İş Kanunu’na göre belirlenir.
- Hafta tatili ve ulusal bayram-genel tatil ücretleri SGK matrahına dahil edilerek bordroda gösterilmelidir.
- Emekli personelin vakıf üniversitesinde görev almasında engel yoktur.
- Emekli olduktan sonra vakıf üniversitesinde çalışmaya devam eden personel için Sosyal Güvenlik Destek Primi (SGDP) uygulanır.
- Türkiye’de çalışma izni bulunan yabancı uyruklu akademisyenler de 4/a kapsamında sigortalıdır.
- Yabancı akademisyenler, 10.01.2007 tarihine kadar Türkiye’de çalışsalar dahi sigortalı sayılmamışlardır. Fakat bu tarih itibariyle tüm sigorta kollarına tabi sigortalı olarak SGK’ya bildirilmektedirler.
- Yaş ve prim günü şartını yerine getiren yabancı uyruklu akademisyenler, Türkiye’den emekli olabilmektedir.
- Ancak sosyal güvenlik sözleşmesi yapılan ülkelerden gelenler, kendi ülkelerinde sigortalı olduklarını belgelemeri halinde, kendi ülkelerinin sosyal güvenlik sistemine tabi olabilir. Bu durumda SGK’ya muafiyet belgesi sunulmalıdır.
9. İş ve Sosyal Güvenlik Denetimleri
- SGK ve İş Müfettişleri, vakıf üniversitelerini özel sektör işyerleri gibi denetler.
- Bu denetimlere hazırlıklı olunması açısından ücretlerin bordroya doğru yansıtılması, özlük dosyaları, kayıt dışı ödemelerin önlenmesi ve teşviklerin doğru kullanılması açısından düzenli kontrol yapılmalıdır.
31.07.2025
Dr. Sadettin Orhan
İş ve Sosyal Güvenlik Uzmanı
E. SGK Müfettişi
