İşçi Özlük Dosyası Güncel Belge Listesi
İşçi özlük dosyası ve bu dosyadaki belge düzeni, iş ve sosyal güvenlik uygulamalarının merkezini oluşturur. Özlük dosyasının içeriğini belirleyen mevzuat;
- İş Kanunu
- Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- Borçlar Kanunu
- Gelir Vergisi Kanunu
- İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
- KVKK
- Mesleki Yeterlilik Kanunu ve
- Uluslararası İşgücü Kanunudur.
2025 yılı itibarıyla Türkiye’de yürürlükte olan mevzuata göre işçi özlük dosyasında bulunması gereken belgeler aşağıda güncel haliyle listelenmiştir. Bu liste genel olarak tüm işyerleri için esas olup, iş kolu ve işçinin ifa ettiği işin türüne göre belgeler artabilecek ve değişkenlik gösterebilecektir. Elektronik ortamda ve uygulamalar üzerinde pek çok veri saklanabilmekle birlikte, İş Kanunu ve ilgili mevzuatta buna dair düzenleme yapılmadığı için, kağıt ortamında ve ıslak imzalı belge saklanması halen önemini korumaktadır.
Zorunlu Belgeler
İsteğe Bağlı veya İşin Niteliğine Bağlı Belgeler:
Dikkat Edilecek Hususlar
30.06.2025
Dr. Sadettin Orhan
İş ve Sosyal Güvenlik Uzmanı
E. SGK Müfettişi
İşçi özlük dosyası ve bu dosyadaki belge düzeni, iş ve sosyal güvenlik uygulamalarının merkezini oluşturur. Özlük dosyasının içeriğini belirleyen mevzuat;
- İş Kanunu
- Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- Borçlar Kanunu
- Gelir Vergisi Kanunu
- İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
- KVKK
- Mesleki Yeterlilik Kanunu ve
- Uluslararası İşgücü Kanunudur.
2025 yılı itibarıyla Türkiye’de yürürlükte olan mevzuata göre işçi özlük dosyasında bulunması gereken belgeler aşağıda güncel haliyle listelenmiştir. Bu liste genel olarak tüm işyerleri için esas olup, iş kolu ve işçinin ifa ettiği işin türüne göre belgeler artabilecek ve değişkenlik gösterebilecektir. Elektronik ortamda ve uygulamalar üzerinde pek çok veri saklanabilmekle birlikte, İş Kanunu ve ilgili mevzuatta buna dair düzenleme yapılmadığı için, kağıt ortamında ve ıslak imzalı belge saklanması halen önemini korumaktadır.
Zorunlu Belgeler
- İş Sözleşmesi (yazılı): Belirli veya belirsiz süreli, tam zamanlı veya kısmi zamanlı
- Sözleşme Eki Belgeler (gizlilik sözleşmesi, taahhütname vb)
- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi: Yeni kimlik kartı fotokopisi tercih edilir
- İkametgâh Belgesi (e-Devlet olabilir)
- Adli Sicil Kaydı (e-Devlet alınabilir): Özellikle bazı sektörlerde zorunlu (eğitim, güvenlik, banka vb.)
- Öğrenim Belgesi / Diploma Fotokopisi
- SGK Tescil ve Hizmet Dökümü: İşe girişte alınabilir (e-Devlet çıktısı)
- İşe Giriş Bildirgesi (SGK’ya verilen): E-bildirge sisteminden alınan onaylı çıktı
- İşe Giriş Sağlık Raporu: İşyeri hekimi tarafından verilmiş ya da kamu sağlık kuruluşundan
- İSG Eğitimi Katılım Belgesi: İş Sağlığı ve Güvenliği eğitimi verildikten sonra imzalı belge
- Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Teslim Tutanağı
- Acil Durum ve Tahliye Eğitimi Belgesi: İşyerinde yapılan temel eğitimler sonrası verilir
- KVKK Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı: Kişisel verilerin işlenmesine dair imzalı onay
- İşyeri Kuralları / Personel El Kitabı Tebliğ ve İmza Sayfası (varsa): İç yönerge ya da personel yönetmeliği bildirimi
- İzin Dilekçeleri ve Kayıtları (yıllık, mazeret, ücretsiz vb.)
- Disiplin Tutanağı, Savunma Yazıları (varsa)
- İşe Devam, İhtar, Uyarı Yazıları (varsa)
- Fesih Belgesi / İhbar / İstifa / İşten Ayrılış Bildirimi (işten ayrılanlar için)
- Ücret Hesap Pusulaları (Her ay için)
- Engellilik Durumu / Askerlik Durumu / Sağlık Raporları (varsa)
- Asıl Meslek / Mesleki Yeterlilik Belgeleri (gerekli işlerde)
- Vergi İndirim Belgeleri (engelli personel veya çocuk için)
- Yabancı Çalışma İzni (yabancı personel için)
- Geçici Görevlendirme Belgesi (varsa)
- Fazla Çalışma Onay Yazısı
- İbraname veya Arabulucu Tutanağı
- İş Kazası Bildirim Formu/Tutanağı (varsa)
İsteğe Bağlı veya İşin Niteliğine Bağlı Belgeler:
- Sürücü Belgesi (şoförlük gibi işlerde)
- Sabıka kaydının yenilenmiş versiyonları (periyodik güvenlik taramaları)
- Psikoteknik Değerlendirme Raporu (gerekli sektörlerde)
- Aşı kayıtları (özellikle sağlık sektörü ve bazı hizmet sektörlerinde)
- Referans mektupları / eski işyerlerinden alınan belgeler
- Askerlik durum belgesi
- Sosyal yardım başvuru formları (işveren destekleri için)
Dikkat Edilecek Hususlar
- KVKK’ya uygun saklama ve imha politikası oluşturulmalıdır. Gereksiz belge tutulması cezai risk doğurabilir.
- Elektronik ortamda saklama mümkündür, ancak her belgeye gerektiğinde erişim sağlanabilir ve imzalı olmalıdır. Özellikle denetim ve yargı süreçlerinde ıslak imzalı belge ibrazı gerekir. Mevcut İş Kanunu, sadece dijital ortamda kayıt tutulmasına imkan vermemektedir.
- İşçi özlük dosyası 10 yıl saklanmalıdır.
- Olası bir denetim için hazırlıklı olmak adına belirli periyotlarla özlük dosyaları kontrol edilmelidir.
- Özlük dosyası, İş Kanunu gereği tutulması zorunlu olduğundan, olası bir denetimde ibraz edilmemesi halinde İş Kanunu gereği 21.213 TL, 5510 sayılı Kanun gereği 12 asgari ücret tutarında (312.006 TL) idari para cezası uygulanmaktadır.
- Yargı veya idari denetimlere karşı özlük dosyalarınızın kontrol ve denetimi konusunda İş ve Sosyal Güvenlik Atölyesi'nden hizmet talep edebilirsiniz.
30.06.2025
Dr. Sadettin Orhan
İş ve Sosyal Güvenlik Uzmanı
E. SGK Müfettişi
